# Dossier - Déménagement- OpenSpace -FlexOffice-

Attention des déménagements peuvent englober une restructuration et un changement des processus de fonctionnement au seins même des entreprises:

Open Space - Télétravail FlexOffice...

Définition du FlexOffice:

Avec le flex office, les salariés changent de poste chaque matin, et ne peuvent plus coller de photos de leurs enfants sur un mur ou un bureau à cloisons. “De nombreuses recherches montrent que le fait de pouvoir territorialiser l’espace de travail est très important dans le sentiment d’appartenance organisationnelle, et donc pour la motivation. 

Or, avec des bureaux dépersonnalisés, où l’on ne peut laisser ses effets personnels, c’est tout le contraire qui se produit”, souligne Delphine Minchella.

Le flex office consiste à revoir l’espace du travail, mais aussi son organisation, en faisant la part belle au télétravail, ainsi qu’au “mobile working” : grâce à une connexion à un poste virtuel, il est possible de travailler n’importe où dans l’entreprise, de chez soi, mais aussi dans un espace de coworking, selon ses besoins et ses contraintes. “Mais cette nouvelle façon de travailler affecte naturellement la collaboration des salariés entre eux, ainsi que l’impression de faire partie de l’organisation. 

Dans une grande entreprise que j’ai visitée et qui a mis en place le flex office, de nombreux salariés m’ont expliqué que tout d’un coup, ils avaient eu la sensation d’être moins importants pour leur société – dans le sens où s’il fallait les licencier, il n’y aurait même pas besoin de les convoquer. Ainsi s’établit une distanciation du salarié avec l’organisation, et on sent que tout à coup, on est plus fragile, interchangeable”, note la chercheuse.

Les salariés changeant constamment de bureau, quid de l’esprit d’équipe ? “Les recherches en sciences du travail le démontrent depuis les années 1970 : les relations informelles ont un grand impact sur la productivité, la motivation, mais aussi sur l’innovation organisationnelle. Or, en demandant à des gens de ne pas avoir une localisation claire dans l’espace organisationnel, vous brouillez les cartes et vous empêchez ceux qui travaillent souvent ensemble ou qui simplement s’apprécient, de se regrouper”, indique Delphine Minchella.

Et si un salarié commet l’erreur de venir tôt pour choisir chaque matin un ordinateur proche de celui d’un collègue, il est vite recadré par les DRH. “Ainsi, l’on casse les possibilités de relations informelles, ce qui participe à l’instauration d’une distance entre les gens.

Certaines personnes m’ont confié qu’elles avaient l’impression de venir travailler dans une bibliothèque universitaire : on vient, on réserve sa place, on travaille, et on rentre chez soi le soir”, déplore la spécialiste en management stratégique.

Flex office : 61 % des entreprises sont prêtes mais des freins et danger persistent

À l’heure où l’on entend parler du flex office sans cesse, 

Parella fait le point sur la réalité du terrain. A la question « l’avez-vous mis en place ? », seules 22,5 % des entreprises ont répondu par l’affirmative. Toutefois, 61 % se disent prêtes à franchir le pas. Dans le détail, 63,5 % ont fait le choix de le déployer par département et 34,6 % de manière générale. Ceux qui ne l'ont pas mis en place mettent en avant la complexité du sujet (cité en quatrième position en 2017), une résistance en interne, un enjeu non prioritaire ou encore des métiers non adaptés (en première position en 2017).

Concernant le télétravail, 59 % l’ont mis en place en interne. Parmi elles, 49 % l’ont appliqué à tous les métiers et 65 % ont opté pour 1 jour par semaine (29 % pour 2 jours). Enfin, l’accès aux tiers-lieux est d’ores et déjà mis en place par 14 % des entreprises interrogées et en cours de réflexion chez 13 % d’entre elles. Les 73 % restants disent ne pas en avoir l’utilité, pensent que cela n’est pas adapté à leur structure ou encore craignent une dispersion.

Flex office: attention Danger ?  

Le "flex office" a le vent en poupe. 

Bien plus qu’une simple mode d’organisation, il semble devoir s’inscrire durablement dans les choix d’agencement des espaces de travail. 

La généralisation des postes non attribués n’est pourtant pas sans risques. 

Pour être menée sans heurts, elle exige des entreprises une forte implication pour anticiper et répondre aux besoins des collaborateurs.

Encore largement minoritaire dans l’organisation des espaces de travail – 14 % des actifs français selon le dernier baromètre Actineo –, 

le flex office gagne chaque jour du terrain. 

Du point de vue de l’entreprise, les bureaux non attribués ne présentent, de prime abord, que des avantages : économie des mètres carrés, mutualisation des espaces de travail, meilleure gestion des flux de salariés… Surtout, le flex office est présenté comme la conséquence directe, voire inéluctable, de l’essor du travail nomade. 

Les collaborateurs étant de moins en moins présents dans les murs de l’entreprise (coworking, télétravail…), la conservation de postes fixes en pratique sous-utilisés perdrait toute justification.

Le flex office est-il pour autant la panacée ?  

Les chiffres tendent à prouver que non.

Selon Actineo, à peine 14 % des actifs choisiraient en premier lieu un poste non dédié si on leur en laissait la possibilité, même si 40 % sont ouverts à ce mode de travail. Ils sont en revanche 77 % à préférer un poste de travail attribué.

Le constat vaut aussi pour les nouvelles générations, supposées plus réceptives au flex office. L’enquête « Mon bureau de demain » réalisée en 2018 auprès des étudiants de la grande école et des mastères spécialisés de l’Essec montre que 57 % des répondants souhaitent travailler dans un bureau traditionnel (individuel ou partagé). 

Ils sont aussi 83 % à estimer important d’avoir un bureau attitré dans leur future entreprise. 

Un développement contrasté

Dans ce contexte, l’essor du flex office relève du paradoxe : bien que majoritairement rejeté par les salariés, il est plébiscité par les grandes entreprises. « Cette transformation est révélatrice du modèle de nos sociétés. Le salarié et son occupation spatiale sont devenus une variable d’ajustement, juge l’ethnologue Laurent Assouly. C’est révélateur d’une forme de précarité de l’emploi du salarié, devenu plus interchangeable en raison de son travail toujours plus mutualisé et de son poste non fixe. Avec le flex office, l’entreprise se prémunit de sa dépendance vis-àvis de ses salariés. » La massification d’une population de cadres longtemps considérée comme le relais privilégié de la stratégie des directions a aussi considérablement bouleversé la nature des relations hiérarchiques. « Le flex office correspond à une stratégie managériale de reconfiguration de l’espace de travail des cadres pour en faire des salariés comme les autres, analyse la sociologue du travail et directrice de recherche au CNRS Danièle Linhart. Dans les grandes entreprises technologiques, des milliers d’ingénieurs très qualifiés ne peuvent pas tous avoir leur bureau. C’est pour eux que le flex office représente le changement le plus important ; la dureté de leur condition augmente, ils sont soumis au changement permanent ».
Une telle stratégie n’est pas sans effet : bousculés dans leurs habitudes, dépossédés de leur territoire, les actifs en flex office sont plus insatisfaits de leurs conditions de travail que leurs collègues en espace ouvert traditionnel (22 % contre 13 % selon Actineo). 

Les conséquences sont classiques : motivation moindre, baisse de la productivité et augmentation du turn-over qui finissent par nuire au bon fonctionnement de l’entreprise.

Pour se dérouler dans de bonnes conditions, le passage aux bureaux non attribués doit donc respecter un certain nombre de règles. « Le flex office n’est pas mauvais en soi, mais il est important de le mettre en place en tenant compte des attentes et des besoins des collaborateurs », prévient Félix Traoré, doctorant au Laboratoire Techniques, Territoires, Sociétés (LATTS). « Si les entreprises se tournent vers le flex office et le travail nomade, elles doivent être cohérentes et proposer à leurs collaborateurs de gérer de façon prévisionnelle les lieux et les temps de travail, abonde Alain d’Iribarne, directeur de recherche au CNRS. Cela renvoie les entreprises à la cohérence de leurs équipements, en particulier s’agissant de la possibilité de réserver un emplacement. » Selon Actineo, 92 % des actifs en flex office ne peuvent pas pré-réserver une place. Jamais certains de trouver un emplacement qui leur convienne, les salariés sont contraints d’inventer des solutions que l’entreprise ne leur offre pas en matière d’organisation de travail.

Diversifier les espaces

La pré-réservation des espaces n’est de toute manière qu’un aspect des mesures à adopter pour faire accepter le flex office. La nécessaire diversité des espaces et leur adéquation avec la variété des processus de travail en est un autre. « Une équipe travaillant en bureaux non attribués devrait avoir à disposition plusieurs espaces individuels et collaboratifs adaptés à l’ensemble de ses tâches, plaide Françoise Bronner, chercheuse en organisation et espace. Pourtant, en pratique cela reste peu répandu. » À l’espace ouvert stricto sensu doivent donc s’ajouter des bulles de confidentialité, des zones de relaxation, des salles de réunion de différentes tailles, réservables ou non, ou encore des ateliers de cocréation… Le recours à du mobilier adapté, notamment sur le plan acoustique, est également recommandé. Certains acteurs, comme Orange Connectivity and Workspace Services (OCWS), filiale d’Orange Business Service, l’ont bien compris et font de la multiplicité des espaces de travail la base de leur offre commerciale. 

Aux entreprises désireuses de passer au flex office, OCWS ne propose pas moins de 14 espaces différents (pôles collaboratifs matérialisés par des tables hautes et un grand écran, pitch room, fablab, tisanerie…).

Mais ce n’est pas tout de concevoir un aménagement adapté aux besoins de chacun ; encore faut-il parvenir à le réaliser. Le danger qui guette les entreprises, parfois pleines de bonne volonté, est l’écart trop important entre l’objectif de départ et le résultat final.

Un projet pilote, mené sur une petite échelle au sein de l’entreprise, peut jouer un rôle de vitrine qui permet de limiter les résistances internes et favoriser le processus d’acceptation de la nouvelle norme.

Dans un second temps, l’entreprise généralise le flex office à l’ensemble de ses sites. 
L’échelle de conception change alors de dimension et les réalités du terrain tendent à s’éloigner de ce que l’entreprise avait imaginé initialement. 
Un étage aménagé sans territoire d’équipe pourra ainsi vite devenir source de conflit entre collaborateurs, par exemple pour s’approprier les meilleurs emplacements. « Il est rare qu’une entreprise ne conçoive pas de territoire d’équipe, nuance Félix Traoré. 
En revanche, il arrive que ces espaces soient mutualisés à un tel taux que, pour travailler, les collaborateurs sont souvent contraints de s’installer loin de leurs coéquipiers. Certains collectifs sont dispersés contre leur volonté. » 

La dispersion peut aller jusqu’à favoriser le recours au télétravail ou l’utilisation d’espaces de coworking situés hors des locaux de l’entreprise. 

Le recours au flex office aboutit alors à l’inverse du résultat recherché avec une baisse de la communication entre collègues

Et vous seriez vous pour ce type de gestion ?  

N'hésitez pas a venir échanger avec nous de ces sujets organisationnels .

Raisonner à l’échelle de l’équipe”  

À l’heure actuelle, aucune étude n’existe sur le ressenti des collaborateurs vis-à-vis du flex office, et son impact sur leur bien-être au travail. Même si selon une récente étude d’Opinion Way, 

 68% des Français sont contre le flex office, 

Vincent Berthelot “prend le pari que l’expérience est positive, en amenant à transformer le management et à donner des responsabilités et de l’autonomie aux salariés”. 

Delphine Minchella indique de son côté “n’avoir jamais vu un système qui fonctionne avec le flex office… pour l’instant”.

 

 

Source: Workplace Magazine.fr 

Source:Courrier Cadre