Attention des déménagements peuvent englober une restructuration et un changement des processus de fonctionnement au seins même des entreprises:
Open Space - Télétravail FlexOffice...
Définition du FlexOffice:
Avec le flex office, les salariés changent de poste chaque matin, et
ne peuvent plus coller de photos de leurs enfants sur un mur ou un
bureau à cloisons. “De nombreuses recherches montrent que le fait de pouvoir territorialiser l’espace de travail
est très important dans le sentiment d’appartenance organisationnelle,
et donc pour la motivation.
Or, avec des bureaux dépersonnalisés, où
l’on ne peut laisser ses effets personnels, c’est tout le contraire qui
se produit”, souligne Delphine Minchella.
Le flex office consiste à revoir l’espace du travail, mais aussi son
organisation, en faisant la part belle au télétravail, ainsi qu’au “mobile working”
: grâce à une connexion à un poste virtuel, il est possible de
travailler n’importe où dans l’entreprise, de chez soi, mais aussi dans
un espace de coworking, selon ses besoins et ses contraintes. “Mais
cette nouvelle façon de travailler affecte naturellement la
collaboration des salariés entre eux, ainsi que l’impression de faire
partie de l’organisation.
Dans une grande entreprise que j’ai visitée et
qui a mis en place le flex office, de nombreux salariés m’ont expliqué
que tout d’un coup, ils avaient eu la sensation d’être moins importants
pour leur société – dans le sens où s’il fallait les licencier, il n’y
aurait même pas besoin de les convoquer. Ainsi s’établit une
distanciation du salarié avec l’organisation, et on sent que tout à
coup, on est plus fragile, interchangeable”, note la chercheuse.
Les salariés changeant constamment de bureau, quid de l’esprit
d’équipe ? “Les recherches en sciences du travail le démontrent depuis
les années 1970 : les relations informelles ont un grand impact sur la productivité, la motivation, mais aussi sur l’innovation
organisationnelle. Or, en demandant à des gens de ne pas avoir une
localisation claire dans l’espace organisationnel, vous brouillez les
cartes et vous empêchez ceux qui travaillent souvent ensemble ou qui
simplement s’apprécient, de se regrouper”, indique Delphine Minchella.
Et si un salarié commet l’erreur de venir tôt pour choisir chaque
matin un ordinateur proche de celui d’un collègue, il est vite recadré
par les DRH. “Ainsi, l’on casse les possibilités de relations
informelles, ce qui participe à l’instauration d’une distance entre les
gens.
Certaines personnes m’ont confié qu’elles avaient l’impression de
venir travailler dans une bibliothèque universitaire : on vient, on
réserve sa place, on travaille, et on rentre chez soi le soir”, déplore
la spécialiste en management stratégique.
Flex office : 61 % des entreprises sont prêtes mais des freins et danger
persistent
À
l’heure où l’on entend parler du flex office sans cesse,
Parella
fait le point sur la réalité du terrain. A la question « l’avez-vous mis
en place ? », seules 22,5 % des entreprises ont répondu par
l’affirmative. Toutefois, 61 % se disent prêtes à franchir le pas. Dans le
détail, 63,5 % ont fait le choix de le déployer par département et 34,6 % de
manière générale. Ceux qui ne l'ont pas mis en place mettent en avant la
complexité du sujet (cité en quatrième position en 2017), une résistance en
interne, un enjeu non prioritaire ou encore des métiers non adaptés (en première
position en 2017).
Concernant
le télétravail, 59 % l’ont mis en place en interne. Parmi elles, 49 % l’ont
appliqué à tous les métiers et 65 % ont opté pour 1 jour par semaine (29 % pour
2 jours). Enfin, l’accès aux tiers-lieux est d’ores et déjà mis en place par 14
% des entreprises interrogées et en cours de réflexion chez 13 % d’entre elles.
Les 73 % restants disent ne pas en avoir l’utilité, pensent que cela n’est pas
adapté à leur structure ou encore craignent une dispersion.
Flex office: attention Danger ?
Le "flex office" a le vent en poupe.
Bien
plus qu’une simple mode d’organisation, il semble devoir s’inscrire
durablement dans les choix d’agencement des espaces de travail.
La
généralisation des postes non attribués n’est pourtant pas sans risques.
Pour être menée sans heurts, elle exige des entreprises une forte
implication pour anticiper et répondre aux besoins des collaborateurs.
Encore largement minoritaire dans
l’organisation des espaces de travail – 14 % des actifs français selon
le dernier baromètre Actineo –,
le flex office gagne chaque jour du
terrain.
Du point de vue de l’entreprise, les bureaux non attribués ne
présentent, de prime abord, que des avantages : économie des mètres
carrés, mutualisation des espaces de travail, meilleure gestion des flux
de salariés… Surtout, le flex office est présenté comme la conséquence
directe, voire inéluctable, de l’essor du travail nomade.
Les
collaborateurs étant de moins en moins présents dans les murs de
l’entreprise (coworking, télétravail…), la conservation de postes fixes
en pratique sous-utilisés perdrait toute justification.
Le flex office est-il pour autant la
panacée ?
Les chiffres tendent à prouver que non.
Selon Actineo, à peine
14 % des actifs choisiraient en premier lieu un poste non dédié si on
leur en laissait la possibilité, même si 40 % sont ouverts à ce mode de
travail. Ils sont en revanche 77 % à préférer un poste de travail
attribué.
Le constat vaut aussi pour les nouvelles générations,
supposées plus réceptives au flex office. L’enquête « Mon bureau de
demain » réalisée en 2018 auprès des étudiants de la grande école et des
mastères spécialisés de l’Essec montre que 57 % des répondants
souhaitent travailler dans un bureau traditionnel (individuel ou
partagé).
Ils sont aussi 83 % à estimer important d’avoir un bureau
attitré dans leur future entreprise.
Un développement contrasté
Dans ce contexte, l’essor du flex office relève du paradoxe : bien
que majoritairement rejeté par les salariés, il est plébiscité par les
grandes entreprises. « Cette transformation est révélatrice du
modèle de nos sociétés. Le salarié et son occupation spatiale sont
devenus une variable d’ajustement, juge l’ethnologue Laurent Assouly.
C’est révélateur d’une forme de précarité de l’emploi du salarié,
devenu plus interchangeable en raison de son travail toujours plus
mutualisé et de son poste non fixe. Avec le flex office, l’entreprise se
prémunit de sa dépendance vis-àvis de ses salariés. » La
massification d’une population de cadres longtemps considérée comme le
relais privilégié de la stratégie des directions a aussi
considérablement bouleversé la nature des relations hiérarchiques. «
Le flex office correspond à une stratégie managériale de
reconfiguration de l’espace de travail des cadres pour en faire des
salariés comme les autres, analyse la sociologue du travail et directrice de recherche au CNRS Danièle Linhart.
Dans les grandes entreprises technologiques, des milliers d’ingénieurs
très qualifiés ne peuvent pas tous avoir leur bureau. C’est pour eux que
le flex office représente le changement le plus important ; la dureté
de leur condition augmente, ils sont soumis au changement permanent ».
Une telle stratégie n’est pas sans effet : bousculés dans leurs
habitudes, dépossédés de leur territoire, les actifs en flex office sont
plus insatisfaits de leurs conditions de travail que leurs collègues en
espace ouvert traditionnel (22 % contre 13 % selon Actineo).
Les
conséquences sont classiques : motivation moindre, baisse de la
productivité et augmentation du turn-over qui finissent par nuire au bon
fonctionnement de l’entreprise.
Pour se dérouler dans de bonnes conditions, le passage aux bureaux
non attribués doit donc respecter un certain nombre de règles. « Le
flex office n’est pas mauvais en soi, mais il est important de le mettre
en place en tenant compte des attentes et des besoins des
collaborateurs », prévient Félix Traoré, doctorant au Laboratoire Techniques, Territoires, Sociétés (LATTS). « Si
les entreprises se tournent vers le flex office et le travail nomade,
elles doivent être cohérentes et proposer à leurs collaborateurs de
gérer de façon prévisionnelle les lieux et les temps de travail, abonde Alain d’Iribarne, directeur de recherche au CNRS.
Cela renvoie les entreprises à la cohérence de leurs équipements, en
particulier s’agissant de la possibilité de réserver un emplacement.
» Selon Actineo, 92 % des actifs en flex office ne peuvent pas
pré-réserver une place. Jamais certains de trouver un emplacement qui
leur convienne, les salariés sont contraints d’inventer des solutions
que l’entreprise ne leur offre pas en matière d’organisation de travail.
Diversifier les espaces
La pré-réservation des espaces n’est de toute manière qu’un aspect
des mesures à adopter pour faire accepter le flex office. La nécessaire
diversité des espaces et leur adéquation avec la variété des processus
de travail en est un autre. « Une équipe travaillant en bureaux non
attribués devrait avoir à disposition plusieurs espaces individuels et
collaboratifs adaptés à l’ensemble de ses tâches, plaide Françoise Bronner, chercheuse en organisation et espace. Pourtant, en pratique cela reste peu répandu.
» À l’espace ouvert stricto sensu doivent donc s’ajouter des bulles de
confidentialité, des zones de relaxation, des salles de réunion de
différentes tailles, réservables ou non, ou encore des ateliers de
cocréation… Le recours à du mobilier adapté, notamment sur le plan
acoustique, est également recommandé. Certains acteurs, comme Orange
Connectivity and Workspace Services (OCWS), filiale d’Orange Business
Service, l’ont bien compris et font de la multiplicité des espaces de
travail la base de leur offre commerciale.
Aux entreprises désireuses de
passer au flex office, OCWS ne propose pas moins de 14 espaces
différents (pôles collaboratifs matérialisés par des tables hautes et un
grand écran, pitch room, fablab, tisanerie…).
Mais ce n’est pas tout de concevoir un aménagement adapté aux besoins
de chacun ; encore faut-il parvenir à le réaliser. Le danger qui guette
les entreprises, parfois pleines de bonne volonté, est l’écart trop
important entre l’objectif de départ et le résultat final.
Un projet
pilote, mené sur une petite échelle au sein de l’entreprise, peut jouer
un rôle de vitrine qui permet de limiter les résistances internes et
favoriser le processus d’acceptation de la nouvelle norme.
Dans un
second temps, l’entreprise généralise le flex office à l’ensemble de ses
sites.
L’échelle de conception change alors de dimension et les
réalités du terrain tendent à s’éloigner de ce que l’entreprise avait
imaginé initialement.
Un étage aménagé sans territoire d’équipe pourra
ainsi vite devenir source de conflit entre collaborateurs, par exemple
pour s’approprier les meilleurs emplacements. « Il est rare qu’une entreprise ne conçoive pas de territoire d’équipe, nuance Félix Traoré.
En
revanche, il arrive que ces espaces soient mutualisés à un tel taux
que, pour travailler, les collaborateurs sont souvent contraints de
s’installer loin de leurs coéquipiers. Certains collectifs sont
dispersés contre leur volonté. »
La dispersion peut aller jusqu’à
favoriser le recours au télétravail ou l’utilisation d’espaces de
coworking situés hors des locaux de l’entreprise.
Le recours au flex
office aboutit alors à l’inverse du résultat recherché avec une baisse
de la communication entre collègues
Et vous seriez vous pour ce type de gestion ?
N'hésitez pas a venir échanger avec nous de ces sujets organisationnels .
Raisonner à l’échelle de l’équipe”
À l’heure actuelle, aucune étude n’existe sur le ressenti des
collaborateurs vis-à-vis du flex office, et son impact sur leur
bien-être au travail. Même si selon une récente étude d’Opinion Way,
68% des Français sont contre le flex office,
Vincent Berthelot “prend
le pari que l’expérience est positive, en amenant à transformer le
management et à donner des responsabilités et de l’autonomie aux
salariés”.
Delphine Minchella indique de son côté “n’avoir jamais vu un
système qui fonctionne avec le flex office… pour l’instant”.
